ค่าใช้จ่ายไม่มีใบเสร็จ ลงบัญชีได้ไหม ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จยังไง

1. ความเข้าใจผิด “ไม่มีบิล = ลงไม่ได้เลย” หรือ “จ่ายจริง = ลงได้แน่”

คนส่วนใหญ่อยู่ฝั่งใดฝั่งหนึ่งค่ะ

ฝั่งแรก ทิ้งรายจ่ายไม่มีบิลไปเลย เพราะคิดว่ายังไงก็ใช้ไม่ได้

ฝั่งที่สอง จดลงสมุดหมด เพราะคิดว่าจ่ายจริง ใครจะว่าอะไร

ผิดทั้งคู่

กฎจริงคือ “บิล” เป็นแค่วิธีพิสูจน์แบบหนึ่ง สิ่งที่สรรพากรอยากรู้คือ จ่ายจริงไหม จ่ายให้ใคร จ่ายค่าอะไร

รายจ่ายที่ผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ ห้ามนำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิ (มาตรา 65 ตรี (18))

กลับกัน ถ้าพิสูจน์ได้ด้วยเอกสารอื่น ก็หักได้

ไม่มีบิลไม่ได้แปลว่าหักไม่ได้ แต่พิสูจน์ไม่ได้ว่าจ่ายให้ใคร ถึงจะหักไม่ได้

2. ใช้กับใครบ้าง และรายจ่ายไม่มีบิลทำให้เสียภาษีเพิ่มเท่าไหร่

ก่อนไปต่อ เช็กก่อนว่าธุรกิจเราอยู่แถวไหน เพราะคำตอบไม่เหมือนกันเลย

กลุ่มที่เจอรายจ่ายไม่มีบิลบ่อยที่สุดคือ ร้านอาหาร (ของสดจากตลาด น้ำแข็ง) รับเหมา (ค่าแรงช่างรายวัน ค่าขนของ) และ ร้านขายของ หรือ ขายออนไลน์ ที่ซื้อจากสำเพ็ง ตลาดนัด หรือพ่อค้าแม่ค้ารายย่อย

ทีนี้มาคิดเลขเคสเพื่อนพลอย (บริษัท SME)

รายได้ 1,000,000 จ่ายจริง 700,000 กำไรในงบ 300,000

ถ้าทุกบาทมีหลักฐาน กำไร 300,000 แรกของบริษัท SME ยกเว้นภาษี = ภาษี 0 บาท

แต่มี 100,000 ที่พิสูจน์ผู้รับไม่ได้ ต้องบวกกลับ กำไรทางภาษีกลายเป็น 400,000

ภาษี = (400,000 − 300,000) × 15% = 15,000 บาท

แสนบาทที่จ่ายไปจริง ไม่ได้ลดภาษีสักบาท แถมทำให้ต้องจ่ายเพิ่มอีก 15,000

อัตรา SME กำไร 300,000 แรกยกเว้น ส่วนเกินถึง 3 ล้าน 15% เกิน 3 ล้าน 20% ใช้กับบริษัทที่ทุนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านและรายได้ไม่เกิน 30 ล้าน ถ้าไม่เข้าเงื่อนไข SME เสีย 20% ทั้งก้อน

3. เอกสารอะไรใช้แทนบิลได้บ้าง

มี 3 แบบที่ใช้กันจริง เรียงจากแข็งไปอ่อนค่ะ

แบบที่ 1 ใบสำคัญรับเงิน หรือ ใบสำคัญจ่ายที่ผู้รับเซ็น

กรมสรรพากรเคยตอบข้อหารือเคสบริษัทจ่ายค่าแรงคนงานรายวันเป็นเงินสด ว่าถ้าใบสำคัญจ่ายมี ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชนของผู้รับ วันที่ จำนวนเงิน รายการ และลายเซ็นผู้รับ ใช้ประกอบการลงรายจ่ายได้ ไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18) (ข้อหารือ กค 0706/4722 ลงวันที่ 31 พ.ค. 2549)

แนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับไว้ด้วยจะยิ่งแน่น

แบบที่ 2 สลิปโอนเข้าบัญชีชื่อผู้ขาย

สลิปบอกได้ว่าเงินไปถึงใคร วันไหน เท่าไหร่ แต่ไม่ได้บอกว่าจ่ายค่าอะไร

จึงควรใช้คู่กับใบสำคัญรับเงิน หรืออย่างน้อยเขียนรายละเอียดกำกับไว้ สลิปอย่างเดียวอาจไม่พอ (โดยประมาณ เช็กกับนักบัญชี)

แบบที่ 3 ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใช้เมื่อผู้ขายออกใบเสร็จไม่ได้ และไม่ยอมเซ็นอะไรเลย เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ ของชิ้นเล็กจากแผงลอย

ฝั่งกิจการเป็นคนรับรองเองว่าจ่ายจริง ระบุวันที่ รายการ จำนวนเงิน แล้วผู้จ่ายกับผู้อนุมัติเซ็น

แบบนี้อ่อนที่สุด เพราะไม่มีลายเซ็นผู้รับ นักบัญชีส่วนใหญ่จึงให้ใช้กับยอดเล็กๆ และต้องสมเหตุสมผลกับธุรกิจ

ยอดใหญ่ให้โอน + ผู้รับเซ็น ยอดเล็กจุกจิกค่อยใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จ

4. ถ้าที่ผ่านมาจ่ายสดไปแล้ว ไม่มีอะไรเลย ทำยังไง

ก่อนอื่น สิ่งที่ ห้ามทำเด็ดขาด

ห้ามหาบิลร้านอื่นมาใส่แทน และห้ามเอาบัตรประชาชนคนอื่นมาเซ็นรับเงินแทนคนที่รับจริง

นั่นคือการใช้หลักฐานเท็จ ความเสี่ยงหนักกว่าภาษี 15% ที่จะประหยัดได้หลายเท่า

สิ่งที่ทำได้คือ

1. รายการไหนยังตามผู้รับได้ เช่น พ่อค้าแม่ค้าประจำ ช่างที่จ้างประจำ ให้ทำใบสำคัญรับเงินย้อนตามจริงแล้วให้เขาเซ็น
2. รายการไหนตามไม่ได้แล้ว ลงบัญชีตามจริง แล้วยอมบวกกลับตอนคำนวณภาษี
3. คุยกับนักบัญชีก่อนปิดงบ ไม่ใช่หลังปิดงบ

บวกกลับเองตอนยื่น เสียแค่ภาษี

แต่ถ้าสรรพากรตรวจเจอทีหลัง จะมีเงินเพิ่มและเบี้ยปรับตามมาด้วย

รายจ่ายที่ไม่มีหลักฐาน ยอมเสียภาษีตามจริง ดีกว่าสร้างหลักฐานปลอม

5. วางระบบให้รายจ่ายไม่มีบิลมีหลักฐานตั้งแต่วันจ่าย

ปัญหาจริงไม่ใช่ไม่มีบิล แต่คือ มาตามหาหลักฐานตอนปลายปี ซึ่งตอนนั้นจำไม่ได้แล้วว่าจ่ายใคร

พลอยแนะนำแบบนี้ค่ะ

หนึ่ง รู้ล่วงหน้าว่ารายจ่ายไหนจะไม่มีบิล ร้านอาหารคือของสด รับเหมาคือค่าแรงรายวัน ร้านออนไลน์คือของจากสำเพ็ง

สอง เปลี่ยนวิธีจ่าย โอนจากบัญชีกิจการเข้าบัญชีชื่อผู้รับ แทนการจ่ายสด

สาม ให้ผู้รับเซ็นทันทีตอนจ่าย เก็บชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรไว้ครั้งเดียว ครั้งต่อไปแค่เซ็น

สี่ ยอดจุกจิก ตั้งกฎเป็นลายลักษณ์อักษร ว่าใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จกับรายการไหน วงเงินเท่าไหร่ ใครอนุมัติ

ห้า จดตอนจ่าย ไม่ใช่ตอนปิดงบ

ข้อห้าคือที่พลอยทำ Paypers ขึ้นมาค่ะ

พิมพ์ใน LINE ว่า “ผัก 350 + น้ำแข็ง 80” ระบบบันทึกให้ทันที และรายจ่ายที่ไม่ใช่ใบกำกับภาษีเต็มรูป ระบบสร้าง ใบรับรองแทนใบเสร็จ เป็น PDF ให้เอง ไม่ต้องนั่งพิมพ์ฟอร์ม

ถ้าพ่อค้าแม่ค้ายอมเซ็น เปิดรายการนั้นบนเว็บแล้วเลือกออก ใบสำคัญรับเงิน พิมพ์ให้เขาเซ็น แล้วอัปโหลดไฟล์ที่เซ็นแล้วกลับเข้าไป ส่วนสลิปโอน กด “+ เพิ่มรูป” บนการ์ดรายการใน LINE แนบเป็นหลักฐานของรายการเดิมได้เลย

ระบบไม่ได้จับคู่สลิปกับรายการให้อัตโนมัตินะคะ ต้องแนบเองที่รายการนั้น

รายจ่ายไม่มีบิลไม่น่ากลัว ถ้าหลักฐานเกิดขึ้นวันเดียวกับวันที่จ่าย