จดหมายสรรพากรเรียกพบ หมายถึงอะไร ต้องเตรียมเอกสารอะไร

1. ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย “ได้จดหมาย = โดนตรวจสอบภาษีแล้ว”

หลายคนพอเห็นหัวกระดาษกรมสรรพากรก็เหมารวมว่า “โดนแล้ว” แล้วทำสองอย่างที่ไม่ควรทำ

อย่างแรกคือ ไม่แกะ ปล่อยทิ้งไว้จนเลยวันนัด

อย่างที่สองคือ รีบไปหาคนช่วย “เคลียร์” โดยยังไม่รู้ด้วยซ้ำว่าเขาจะมาดูอะไร

ความจริงคือสรรพากรมี “มาตรการ” หลายระดับ เรียงจากเบาไปหนัก

ตรวจแนะนำ → วิเคราะห์แบบแสดงรายการ → ตรวจปฏิบัติการ (เช่น นับสต๊อก) → ออกหมายเรียกตรวจสอบภาษี

จดหมายที่คนส่วนใหญ่ได้ อยู่ในสองระดับแรกค่ะ

ส่วน “หมายเรียก” ที่น่ากลัวจริง จะออกเมื่อเจ้าหน้าที่มีเหตุเชื่อว่าเรายื่นไม่ถูกต้อง หรือไม่ยื่นเลย และต้องให้เวลาเราเตรียมตัวล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 7 วัน (มาตรา 19, มาตรา 23)

ซองสีน้ำตาลไม่ได้แปลว่ามีความผิด แปลว่า “เขาอยากรู้อะไรบางอย่าง” เท่านั้น

2. วิธีอ่านช่องติ๊กในจดหมายสรรพากร 3 แบบ

ส่วนบนของจดหมายจะมีช่องให้เจ้าหน้าที่ติ๊กว่ามาด้วยเรื่องอะไร พลอยจะเล่าทีละช่อง

ช่องที่ 1 “ตรวจแนะนำด้านภาษีอากร”

เจอบ่อยกับบริษัทที่เพิ่งจดทะเบียนหรือเพิ่งจด VAT

เจ้าหน้าที่มาดูว่าเราออกใบกำกับภาษีถูกไหม ทำรายงานภาษีซื้อ-ขายไหม เก็บเอกสารเป็นระบบหรือเปล่า

ไม่มีการประเมินภาษีในขั้นนี้ ถ้าเราตอบได้ แสดงเอกสารได้ ก็จบ

แต่อย่าชะล่าใจ เพราะยุคนี้ตรวจแนะนำ “ละเอียดขึ้น” เจ้าหน้าที่ถามถึงโปรแกรมบัญชี โปรแกรมสต๊อก ซื้อของนอกระบบไหม วัตถุดิบเข้ามา 10 ส่วน ออกไปตามสัดส่วนไหม

สิ่งที่เราตอบวันนี้ อาจถูกจดไว้เทียบกับแบบที่เรายื่นปีหน้า

ช่องที่ 2 “ตรวจปฏิบัติการทั่วไป ภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ภาษีธุรกิจเฉพาะ ประจำเดือน…”

ช่องนี้ต้องตั้งสติ

ถ้าในจดหมายระบุเดือนภาษีชัดเจน เช่น “ประจำเดือนมีนาคม 2569” แปลว่าเขาเห็นอะไรบางอย่างในแบบ ภ.พ.30 เดือนนั้น ที่ไม่ตรงกับข้อมูลที่เขามี

เจ้าพนักงานมีอำนาจเข้าสถานประกอบการในเวลาทำการ ขอดูเอกสาร และยึดเอกสารไปตรวจได้ โดยต้องแสดงบัตรประจำตัว (มาตรา 88/3)

เอกสารที่ขอดูแน่ๆ คือ รายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย ใบกำกับภาษีทั้งสองฝั่ง และ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ (มาตรา 87(3))

ถ้าจดหมายบอกว่าจะ “ขอดูสต๊อกที่ร้านหรือโกดัง” ยิ่งต้องจริงจัง เพราะกฎหมายถือว่าสินค้าที่ขาดจากรายงานเป็น “การขาย” (มาตรา 77/1(8)(จ))

ลองนึกภาพร้านขายเครื่องสำอางร้านหนึ่ง

รายงานสต๊อกบอกว่ามีครีมเหลือ 1,000 กระปุก ราคาทุน 200 บาท

เจ้าหน้าที่นับจริง เหลือ 500 กระปุก

ส่วนที่หายไป 500 กระปุก มูลค่า 100,000 บาท ถือว่าขายไปแล้ว ต้องเสีย VAT 7% = 7,000 บาท

บวกเบี้ยปรับ 2 เท่าของภาษี = 14,000 บาท (มาตรา 89(10))

บวกเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือน นับจากเดือนที่ควรเสีย (มาตรา 89/1)

ของหายไปแค่ 500 กระปุก แต่จ่ายรวมกว่า 21,000 บาท ยังไม่นับภาษีเงินได้ที่ตามมา

ช่องที่ 3 “ตรวจปฏิบัติการเพื่อคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม”

ช่องนี้ไม่ได้เกิดเพราะเราผิด แต่เกิดเพราะเรา “ขอคืน VAT” เอง

เวลาภาษีซื้อมากกว่าภาษีขาย เช่น เพิ่งลงทุนซื้อเครื่องจักร เราขอคืนเงินได้ แต่สรรพากรต้องเช็กก่อนว่าใบกำกับภาษีซื้อที่เอามาขอคืนเป็นของจริง

เพราะมีคนใช้ใบกำกับภาษีปลอมขอคืนเงินเยอะมาก

ถ้าเจอว่าใบไหนเป็นของปลอม หรือเราพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้ออก กฎหมายให้ “ถือว่า” เป็นใบปลอม และโดนเบี้ยปรับ 2 เท่า ของภาษีตามใบนั้น (มาตรา 89(7))

คนที่ตั้งใจใช้ใบปลอมมีโทษอาญา จำคุก 3 เดือนถึง 7 ปี ปรับ 2,000 ถึง 200,000 บาท (มาตรา 90/4)

ก่อนรับใบกำกับภาษีจากใคร เช็กเลขผู้เสียภาษีเขาที่ระบบค้นหาผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ของกรมสรรพากร ใช้เวลา 30 วินาที ประหยัดได้หลักแสน

3. สรรพากรรู้ได้ยังไงว่าต้องส่งจดหมายมาหาเรา

สมัยก่อนคนชอบพูดว่า “โดนสุ่ม” หรือ “มีคนแจ้ง”

ตอนนี้ไม่ใช่แล้วค่ะ กรมสรรพากรใช้ระบบวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Based Audit หรือ RBA) ที่เอาข้อมูลหลายแหล่งมาชนกัน

แหล่งแรกคือแบบที่เรายื่นเอง ทั้ง ภ.ง.ด.50, ภ.พ.30, ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53

แหล่งที่สองคือหน่วยงานภายนอก เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมศุลกากร การไฟฟ้า การประปา

แหล่งที่สามคือข้อมูลย้อนหลัง 3–5 ปีของเราเอง เอามาดูว่าปีนี้แปลกจากปีก่อนไหม

และตั้งแต่ปี 2563 ธนาคารและผู้ให้บริการ e-Wallet ต้องส่ง “ธุรกรรมลักษณะเฉพาะ” ให้สรรพากรทุกปี คือบัญชีที่รับโอนหรือฝากรวมกันตั้งแต่ 3,000 ครั้งต่อปี หรือตั้งแต่ 400 ครั้งและยอดรวม 2 ล้านบาท ขึ้นไป (มาตรา 3 สัตตรส)

ตั้งแต่รอบบัญชีปี 2567 แพลตฟอร์มออนไลน์รายใหญ่ (รายได้เกิน 1,000 ล้าน) ต้องส่ง “บัญชีพิเศษ” แสดงรายรับที่เก็บจากร้านค้าให้สรรพากรด้วย

สมมติร้านของเราขายผ่านแพลตฟอร์มปีละ 3 ล้าน แต่ยื่น ภ.พ.30 รวมทั้งปีแค่ 1.5 ล้าน

ระบบไม่ต้องมีใครแจ้ง มันเห็นเองว่าตัวเลขไม่ตรง

ส่วนเรื่องอายุความ สำหรับ VAT เจ้าพนักงานประเมินได้ภายใน 2 ปี นับจากวันยื่นแบบ ถ้ามีเหตุสงสัยว่ายื่นไม่ถูกต้อง อธิบดีอนุมัติขยายได้อีก 5 ปี และถ้าไม่ยื่นเลยหรือยื่นฐานภาษีต่ำกว่าจริงเกิน 25% ประเมินได้ถึง 10 ปี (มาตรา 88/6)

ยุคนี้ไม่มีคำว่า “เขาไม่รู้หรอก” มีแต่ “เขายังไม่ถึงคิวเรา”

4. ได้จดหมายแล้ว ต้องเตรียมอะไร และทำยังไงต่อ

ขั้นแรก แกะซองวันนี้ ดูวันนัดและชื่อเจ้าหน้าที่ที่ลงท้ายจดหมาย

ถ้าไม่สะดวกวันนั้น โทรไปเลื่อนได้ สรรพากรพื้นที่ส่วนใหญ่ยินดี แต่ต้องโทรก่อนถึงวัน ไม่ใช่หายเงียบ

ขั้นที่สอง เตรียมเอกสารตามช่องที่ติ๊ก พลอยสรุปให้เป็นตาราง

ขั้นที่สาม ถ้ามีนักบัญชี ให้นักบัญชีไปด้วย แต่ เจ้าของต้องรู้เรื่องของตัวเอง เพราะคำถามอย่าง “ทำไมเดือนนี้ภาษีซื้อสูงผิดปกติ” คนที่ตอบได้ดีที่สุดคือเรา

ขั้นที่สี่ ถ้าตรวจแล้วพบว่าเราผิดจริง ให้ยื่นแบบเพิ่มเติมและชำระเองให้เร็วที่สุด เพราะเบี้ยปรับลดได้ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร (ท.ป.81/2542) จ่ายเองก่อนโดนเรียกเสียเบี้ยปรับน้อยกว่าโดนตรวจเจอมาก

ขั้นที่ห้า เมื่อตรวจเสร็จและไม่มีประเด็นค้าง จะมี “หนังสือปิดประเด็น” หรือหนังสือแจ้งผลการตรวจส่งมา เก็บไว้ให้ดี เพราะเป็นหลักฐานว่าเดือนหรือประเด็นนั้นผ่านการตรวจแล้ว

ถ้าได้จดหมายปิดประเด็น ให้ถ่ายรูปเก็บไว้ในมือถือ มันคือใบรับรองว่าเรา “เคยถูกตรวจแล้วผ่าน”

5. ทำยังไงให้จดหมายฉบับต่อไปเป็นแค่ “ตรวจแนะนำ”

สิ่งที่พลอยเรียนรู้จากการเปิดบริษัทมา 3 แห่งคือ สรรพากรไม่ได้มองหาคนผิด เขามองหา “ตัวเลขที่ไม่ตรงกัน”

ดังนั้นวิธีป้องกันไม่ใช่การซ่อน แต่คือทำให้ตัวเลขทุกแหล่งพูดเรื่องเดียวกัน

หนึ่ง ยอดขายใน ภ.พ.30 ต้องใกล้เคียงกับยอดที่แพลตฟอร์มและธนาคารเห็น ถ้าขายผ่าน Shopee 2 ล้าน ยื่น VAT ก็ต้องสะท้อน 2 ล้าน ไม่ใช่ยอดหลังหักค่าธรรมเนียม

สอง สต๊อกในรายงานต้องตรงกับของในโกดัง นับจริงทุกสิ้นเดือน ของเสีย ของแถม ของตัวอย่าง ต้องมีบันทึกว่าออกไปไหน

สาม ไม่รับใบกำกับภาษีจากคนที่ไม่รู้จัก ไม่ซื้อใบกำกับภาษี ไม่ว่าจะถูกชวนยังไง

สี่ นโยบายเจ้าของกับบริษัทต้องชัด เจ้าของเบิกเงินออกไปด้วยเหตุผลอะไร มีเงินเดือนไหม ใช้บ้านเป็นออฟฟิศมีสัญญาเช่าไหม เรื่องนี้พลอยเขียนแยกไว้ในบทความ เจ้าของบริษัทเอาเงินเข้าตัวเองยังไงให้คุ้มที่สุด

ห้า บันทึกรายรับรายจ่ายให้ทันทุกวัน ไม่ใช่มานั่งไล่ statement ตอนสิ้นปี (พลอยทำ Paypers ขึ้นมาก็เพราะเรื่องนี้แหละค่ะ)

ทำบัญชีให้ตรงกับความจริง แล้วจดหมายจากสรรพากรจะกลายเป็นแค่จดหมายธรรมดาฉบับหนึ่ง