บริษัทเปิดใหม่เกือบทุกที่เจอเหมือนกันค่ะ
บัญชีธนาคารบริษัทยังเปิดไม่เสร็จ บัตรเครดิตบริษัทยังไม่มี เจ้าของเลยรูดบัตรตัวเองไปก่อน
ค่าโดเมน ค่าโฆษณา ค่ากระดาษ ค่าเดินทางไปหาลูกค้า
พอบริษัทมีเงินเข้า ก็ถามพลอยว่า “โอนคืนตัวเองเลยได้ไหม”
ได้ค่ะ แต่ต้องมีหลักฐานว่าโอนคืนค่าอะไร
ไม่งั้นเงินที่โอนออกไปจะกลายเป็น “กรรมการยืมเงินบริษัท” แทน ซึ่งคนละเรื่องกันเลย
1. ความเข้าใจผิด “จ่ายไปเท่าไหร่ ก็โอนคืนเท่านั้น จบ”
ปัญหาไม่ใช่ตัวเลขค่ะ ปัญหาคือ หลักฐาน
นักบัญชีเห็นแค่เงินออกจากบัญชีบริษัทไปเข้าบัญชีกรรมการ 15,000 บาท
ถ้าไม่มีบิลแนบ ไม่มีใบเบิก เขาไม่รู้เลยว่านี่คือการคืนเงินที่กรรมการสำรองจ่าย หรือกรรมการดึงเงินไปใช้
ผลคือต้องลงเป็น “เงินให้กู้ยืมกรรมการ” ซึ่งสรรพากรประเมินดอกเบี้ยได้ (อ่านต่อ ถอนเงินบริษัทไปใช้ ทำไมกลายเป็นลูกหนี้กรรมการ)
และค่าใช้จ่ายที่กรรมการจ่ายจริงเพื่อบริษัท ก็หายไปจากงบด้วย
สองเด้ง เสียรายจ่ายที่ควรหักได้ แถมได้ลูกหนี้กรรมการเพิ่มมาอีกก้อน
2. ใช้กับใครบ้าง และต่างกันยังไง
| ธุรกิจ | ต้องเบิกคืนไหม | เอกสารที่ต้องมี |
|---|---|---|
| บุคคลธรรมดา หรือ ฟรีแลนซ์ หรือ พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ที่ไม่ได้จดบริษัท | ไม่ต้อง เงินก้อนเดียวกัน | หักตามจริงเก็บบิลไว้ หักเหมาไม่ต้องใช้บิล |
| บริษัท หรือ หจก. ยังไม่จด VAT | ต้อง | บิล หรือ ใบเสร็จชื่อบริษัท + สลิปบัตร + ใบเบิกที่ผู้อนุมัติเซ็น |
| บริษัท หรือ หจก. จด VAT | ต้อง และอยากเคลมภาษีซื้อ | ใบกำกับเต็มรูป ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี และสำนักงานใหญ่ หรือ สาขาของบริษัท |
| พนักงานสำรองจ่าย (ทุกรูปแบบธุรกิจที่มีลูกจ้าง) | ต้อง | เหมือนกรรมการ |
ทำไมต้องเป็นชื่อบริษัท
รายจ่ายที่บริษัทจะหักได้ ต้องเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการ ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัว (มาตรา 65 ตรี (3)) บิลชื่อบริษัทคือหลักฐานที่ชัดที่สุด
ฝั่ง VAT ก็เช่นกัน ผู้ขายที่จด VAT ต้องใส่เลขผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ และระบุสำนักงานใหญ่หรือสาขาตาม ภ.พ.20 ของผู้ซื้อที่จด VAT (ประกาศอธิบดีฯ เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 196 ใช้กับใบกำกับที่ออกตั้งแต่ 1 ม.ค. 2557)
ถ้าไม่มีใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง ภาษีซื้อก้อนนั้นนำมาหักไม่ได้ (มาตรา 82/5)
3. คิดเลขให้ดู รูดบัตร 3 ครั้ง เบิกคืนเท่าไหร่ เคลมได้เท่าไหร่
สมมติบริษัทจด VAT เดือนนี้กรรมการรูดบัตรส่วนตัว 3 ครั้ง
| รายการ | ยอดรวม VAT | เอกสารที่ได้ | เคลมภาษีซื้อ |
|---|---|---|---|
| กระดาษ A4 | 1,070 | ใบกำกับเต็มรูปชื่อบริษัท | ได้ 70 |
| ค่าแท็กซี่ไปหาลูกค้า | 300 | ใบเสร็จจากแอป | ไม่มี VAT ให้เคลม |
| หมึกพิมพ์ | 535 | ใบกำกับอย่างย่อ | ไม่ได้ ลงเป็นรายจ่าย 535 ทั้งก้อน |
สิ้นเดือนทำใบเบิกรวม 1,905 บาท แนบบิลและสลิปบัตร บริษัทโอนคืน 1,905
ฝั่งกรรมการไม่มีภาษี เพราะเป็นการคืนเงินที่สำรองไป ไม่ใช่รายได้
ฝั่งบริษัทได้รายจ่ายครบ และได้ภาษีซื้อ 70 บาท
หมึกพิมพ์ 535 บาท ถ้าตอนจ่ายบอกข้อมูลบริษัทให้ร้านออกเต็มรูป จะเคลมได้อีก 35 บาท ยอดเล็ก แต่ถ้าเกิดทุกสัปดาห์ก็ไม่เล็กแล้ว
บิลชื่อบริษัท + สลิปบัตร + ใบเบิก = สามชิ้นที่ทำให้เงินคืนกรรมการไม่กลายเป็นปัญหา
4. ถ้าบิลเป็นชื่อกรรมการ หรือไม่มีบิลเลย ทำยังไง
เกิดบ่อยมากค่ะ โดยเฉพาะบิลออนไลน์ที่ออกตามชื่อบัญชีผู้ใช้
บิลชื่อกรรมการ ยังมีทางลงเป็นรายจ่ายบริษัทได้ ถ้ามีเอกสารประกอบว่าจ่ายเพื่อกิจการ เช่น ใบสำคัญจ่ายที่ผู้มีอำนาจอนุมัติ แนบกับบิล (โดยประมาณ เช็กกับนักบัญชี) แต่ภาษีซื้อในบิลนั้นเคลมไม่ได้
ไม่มีบิลเลย ถ้าตามผู้รับเงินได้ ให้เขาเซ็นใบสำคัญรับเงิน ถ้าตามไม่ได้ ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จสำหรับยอดเล็ก (รายละเอียดอยู่ใน รายจ่ายที่ไม่มีบิล ลงบัญชียังไง)
สิ่งที่ไม่ควรทำ คือปล่อยให้ค้างข้ามปี เพราะยิ่งนาน ยิ่งจำไม่ได้ว่าใบไหนจ่ายใคร และยอด “เจ้าหนี้กรรมการ” กับ “ลูกหนี้กรรมการ” จะปนกันจนนักบัญชีเคลียร์ยาก
ตั้งรอบเบิกเดือนละครั้ง ดีกว่ามาไล่หาบิลปลายปี
5. เบิกคืนให้เป็นระบบ ทำทีละขั้น
- ตอนจ่าย บอกชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี และสาขาของบริษัทให้ร้านทุกครั้ง
- หลังจ่าย เก็บบิลคู่กับสลิปบัตร บอกว่าใครเป็นคนจ่าย
- สิ้นเดือน รวมทุกรายการของคนเดียวกันเป็นใบสำคัญจ่ายใบเดียว ให้ผู้อนุมัติเซ็น
- โอนคืน จากบัญชีบริษัทเข้าบัญชีคนที่สำรองจ่าย ตามยอดในใบเป๊ะๆ
ขั้น 2 กับ 3 คือจุดที่คนหลุดมากที่สุด
ทำใน Paypers
ใน Paypers พลอยทำสองขั้นนี้ให้สั้นที่สุดค่ะ
รูดบัตรเสร็จ ถ่ายบิลส่งเข้า LINE เลย AI อ่านผู้ขาย ประเภทเอกสาร ยอด VAT ให้ และระบบใส่ชื่อคนส่งเป็น ผู้ขออนุญาตเบิกจ่าย ให้อัตโนมัติ สลิปบัตรกด “+ เพิ่มรูป” แนบเข้ารายการเดิมได้
สิ้นเดือน เจ้าของหรือแอดมินเปิดเว็บ เลือกชื่อคนสำรองจ่าย ระบบดึงเฉพาะรายจ่ายของคนนั้นมาให้ติ๊ก แล้วออก ใบสำคัญจ่ายภายใน เป็น PDF เลขที่ PV มีช่องเซ็นผู้รับเงิน ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติ ใช้ได้ทุกแพ็กเกจรวม Free
ถ้าใช้แพ็กเกจ Pro ขึ้นไปและให้ทีมส่งบิลในไลน์กลุ่ม คนในกลุ่มจะถูกเพิ่มเป็นผู้ขอเบิกให้เอง
Paypers ไม่ได้โอนเงินคืนหรือมีขั้นอนุมัติในระบบนะคะ มันทำให้เอกสารครบและพร้อมเซ็น ส่วนการโอนยังทำที่แบงก์เหมือนเดิม
เงินสำรองจ่ายที่มีใบเบิก คือรายจ่ายบริษัท เงินที่ไม่มีใบเบิก คือลูกหนี้กรรมการ
คำถามที่พบบ่อย
กรรมการรูดบัตรส่วนตัวจ่ายแทนบริษัทได้ไหม
ได้ ถือว่าบริษัทเป็นหนี้กรรมการ แต่ต้องขอบิลชื่อบริษัทและทำใบเบิกคืน
เงินที่บริษัทโอนคืนกรรมการ ต้องเสียภาษีไหม
ไม่ต้อง เพราะเป็นการคืนเงินที่สำรองจ่าย ไม่ใช่เงินได้
บิลเป็นชื่อกรรมการ บริษัทลงรายจ่ายได้ไหม
อาจลงได้ถ้ามีใบสำคัญจ่ายที่อนุมัติและพิสูจน์ได้ว่าใช้ในกิจการ แต่เคลมภาษีซื้อไม่ได้
ใบกำกับภาษีอย่างย่อเคลมภาษีซื้อได้ไหม
ไม่ได้ ต้องเป็นใบกำกับเต็มรูปที่มีชื่อและเลขผู้เสียภาษีของบริษัท
ควรเบิกคืนบ่อยแค่ไหน
เดือนละครั้งกำลังดี อย่าปล่อยค้างข้ามปี
ร้านค้าบุคคลธรรมดาต้องทำใบเบิกไหม
ไม่ต้อง เพราะเงินกิจการกับเงินเจ้าของเป็นก้อนเดียวกัน
พนักงานสำรองจ่ายใช้วิธีเดียวกันไหม
ใช่ บิลชื่อกิจการ + หลักฐานการจ่าย + ใบสำคัญจ่ายที่ผู้อนุมัติเซ็น
