เริ่มต้นใช้งาน Paypers ยังไง

แอดไลน์ Paypers

เริ่มจากแอดไลน์ Paypers เป็นเพื่อนก่อน พอแอดเสร็จ Paypers จะยังไม่ทักมาอัตโนมัติ — หน้าจอแชทจะโชว์เมนูด้านล่าง 5 ปุ่มให้กดเลือกแทน:

• “สร้างบัญชีฟรี” — เปิดหน้าสมัครสมาชิก (ปุ่มหลักที่ต้องกดเพื่อเริ่มสมัคร)
• “คุยกับทีมงาน” — แชทคุยกับทีม Paypers โดยตรง
• “ดูแพ็กเกจ/เครดิต” — ดูราคาแพ็กเกจ
• “วิธีการใช้งาน” — เปิดคู่มือการใช้งานภายนอก
• “รู้จักเรามากขึ้น” — เปิดเว็บไซต์ Paypers

สร้างบัญชีและข้อมูลธุรกิจ

กดปุ่ม “สร้างบัญชีฟรี” จากเมนู Paypers จะพาไปหน้าสมัครสมาชิก (ระหว่างทางอาจเจอสไลด์แนะนำฟีเจอร์คร่าว ๆ ก่อน กดผ่านไปได้เลย) ทำตามลำดับนี้:

1. กรอกชื่อ-นามสกุล (ภาษาไทยหรืออังกฤษก็ได้) และติ๊กยอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไขการใช้งานกับนโยบายความเป็นส่วนตัว ชื่อที่กรอกตรงนี้จะใช้ระบุตัวผู้เบิกในรายการค่าใช้จ่าย และจะปรากฏในรายการการเงินของคุณ ดังนั้นควรกรอกชื่อจริงของคนที่จะใช้บัญชีนี้

2. กรอกข้อมูลธุรกิจ — มีข้อมูลดังนี้:

   ช่อง	จำเป็นไหม	หมายเหตุ
   ชื่อธุรกิจภาษาไทย	จำเป็น	ถ้าเลือกประเภท “บุคคลธรรมดา/ฟรีแลนซ์” ให้ใส่ชื่อ-นามสกุลภาษาไทยของคุณเองแทน
   ประเภทธุรกิจ	จำเป็น	—
   สถานะจด VAT	จำเป็น	”จด VAT แล้ว” / “ยังไม่จด VAT”
   เบอร์โทรติดต่อ	จำเป็น	—
   ชื่อภาษาอังกฤษ	ไม่จำเป็น	—
   เลขผู้เสียภาษี 13 หลัก	ไม่จำเป็น แต่แนะนำ	ช่วยให้ Paypers อ่านใบเสร็จของธุรกิจนี้แม่นยำขึ้น
   สำนักงานใหญ่ / สาขา	จำเป็นถ้าประเภทธุรกิจที่เลือกเป็นนิติบุคคลหรือร้านค้า (ไม่ใช่บุคคลธรรมดา/ฟรีแลนซ์)	ถ้าเลือกสาขา ต้องใส่รหัส+ชื่อสาขาด้วย

   ถ้าประเภทธุรกิจที่เลือกไว้เป็นนิติบุคคล เช่น “บริษัทจำกัด” (ค่าเริ่มต้นของฟอร์ม) จะมีช่องค้นหาธุรกิจจากชื่อหรือเลขผู้เสียภาษีขึ้นมาให้ก่อน พิมพ์ชื่อหรือเลข แล้วเลือกผลลัพธ์ที่ใช่

   ระบบจะดึงข้อมูลจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) มาเติมให้อัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์เอง ช่องนี้ไม่มีให้สำหรับธุรกิจแบบ “บุคคลธรรมดา/ฟรีแลนซ์” หรือ “ร้านค้า/กิจการเจ้าของคนเดียว” ต้องกรอกข้อมูลเองทั้งหมด

3. บอก Paypers เพิ่มอีกนิด — เลือกว่าธุรกิจของคุณทำอะไร (มีตัวเลือกสำเร็จรูป 10 หมวด และ “อื่น ๆ” ให้พิมพ์เอง) และมีพนักงานกี่คน (6 ช่วง ตั้งแต่ “แค่ฉันคนเดียว” ถึง “100 คนขึ้นไป”) แล้วกด “สร้างธุรกิจ”

หลังสร้างธุรกิจสำเร็จ Paypers จะชวนคุณทดลองแพ็กเกจโปรฟรี 7 วัน โดยให้กรอกอีเมลและเลือกวิธีชำระเงินไว้ล่วงหน้า แต่จะยังไม่มีการคิดเงินจนกว่าคุณจะยืนยันหลังครบ 7 วัน

เชื่อมต่ออีเมลและ Google Drive

ขั้นนี้ไม่ได้อยู่ในหน้าสมัครสมาชิก แต่เป็นสิ่งที่แนะนำให้ทำต่อทันทีหลังสร้างธุรกิจเสร็จ เพราะเป็นตัวเปิดให้ Paypers เก็บไฟล์และสรุปรายงานให้อัตโนมัติ:

• Google Drive — Paypers เก็บไฟล์ใบเสร็จลงโฟลเดอร์ Google Drive และสรุปรายการลง Google Sheets ให้อัตโนมัติทุกครั้งที่มีรายการใหม่
• Gmail — ให้ Paypers สแกนหาใบเสร็จที่ส่งเข้าอีเมลแล้วดึงเข้าระบบให้อัตโนมัติ (ใช้ได้เฉพาะแพ็กเกจ Lite ขึ้นไป แพ็กเกจฟรีใช้ฟีเจอร์นี้ไม่ได้)

เชื่อมต่อได้จากหลายจุด: แบนเนอร์ “อย่าลืมเชื่อมต่อ Google Drive!” บนหน้าธุรกิจ, รายการ “เชื่อมต่อ Google” ใน “Onboarding checklist” แถบด้านข้างของเว็บ (checklist นี้ติดตามความคืบหน้าแทบทุกขั้นตอนในคู่มือนี้ ไม่ใช่แค่การเชื่อมต่อ Google), หรือหน้าตั้งค่า การเข้าถึง Google โดยตรง (ทั้งแบนเนอร์และ checklist นี้เจ้าของธุรกิจเท่านั้นที่จะเห็น)

ก่อนเชื่อมต่อจริง ระบบจะเตือนก่อนว่า:

• ให้ใช้บัญชี Google ที่เป็นอีเมลเดียวกับที่ใบเสร็จของธุรกิจส่งเข้ามา (ไม่งั้น Paypers จะหาใบเสร็จในอีเมลไม่เจอ)
• ตอน Google ขอสิทธิ์การเข้าถึง ต้องติ๊ก “Select all” ให้ครบ ไม่งั้นบางฟีเจอร์จะใช้งานไม่ได้

เชื่อมต่อสำเร็จแล้วจะเห็นสิทธิ์ที่ได้รับ 3 อย่าง: Google Drive (จัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์), Google Sheets (รายงานและการอ่านข้อมูล) และ Gmail (ดึงใบเสร็จจาก Gmail อัตโนมัติ — ติดป้าย PRO)

ถ้ายังไม่เชื่อมต่อ ก็ยังส่งใบเสร็จเข้า Paypers ได้ตามปกติ ต่างกันตรงนี้:

เจ้าของธุรกิจจะเห็นไอคอนเตือนที่แถวรายการในตารางรายจ่าย พร้อมข้อความ “ไม่สามารถอัปโหลดไปยัง Drive และ Sheet ได้เนื่องจากยังไม่ได้เชื่อมต่อกับ Google” จนกว่าจะเชื่อมต่อ สมาชิกในทีมที่ไม่ใช่เจ้าของจะไม่เห็นข้อความนี้ เพราะการซิงก์ผูกกับ Google Drive ของเจ้าของธุรกิจเท่านั้น

เรื่องที่ควรรู้

• สมัครและเข้าสู่ระบบผ่านไลน์เท่านั้น Paypers ไม่มีการสมัครด้วยอีเมล/รหัสผ่านแยกต่างหาก ทั้งแอดไลน์และเข้าเว็บก็ยืนยันตัวตนผ่านบัญชี LINE เดียวกัน

รองรับเอกสารแบบไหนบ้าง

อัปโหลดผ่าน LINE

หลังสร้างธุรกิจเสร็จ เมนูด้านล่างของแชท LINE จะเปลี่ยนจาก 5 ปุ่มที่เห็นตอนแรกเป็นชุดใหม่ที่มีปุ่ม “ส่งบิล” เพิ่มเข้ามา (พร้อมปุ่มอื่น ๆ อย่าง “พิมพ์จด” “ออกบิลขาย” และ “ดูสรุป”)

ส่งได้หลายทางเลย เลือกทางที่สะดวกที่สุด:

• กดปุ่ม “ส่งบิล” บนเมนู Paypers — เปิดอัลบั้มรูปให้เลือกไฟล์ส่งได้ทันที
• ส่งรูปหรือไฟล์ PDF เข้าแชทตรง ๆ ก็ได้เหมือนกัน ไม่ต้องกดเมนูก่อน
• ไม่มีใบเสร็จ อยากพิมพ์บันทึกเองก็ได้ กดปุ่ม “พิมพ์จด” หรือพิมพ์ยอดและรายการเข้าไปตรง ๆ เช่น “ค่ากาแฟ 65” บัญชีใหม่จะถูกตั้งเป็นโหมดบันทึกรายจ่ายเป็นค่าเริ่มต้นอยู่แล้ว (ดูวิธีสลับไปโหมดรายรับได้ในคู่มือการบันทึกรายรับแยกต่างหาก)

ถ้าคุณกดปุ่ม “ส่งรายจ่าย” จากการ์ดแนะนำขั้นตอนเริ่มต้นที่ Paypers ส่งให้หลังสร้างธุรกิจ ระบบจะโชว์ชิปให้เลือก 3 แบบ: อัปโหลดรูป พิมพ์รายจ่าย ยกเลิก ถ้าเลือกพิมพ์รายจ่าย จะมีเทมเพลตให้กรอกต่อ:

จ่าย ค่า ... บาท
วันที่ {วันที่วันนี้}
ร้านค้า ....

ถ้าพิมพ์ยอดหรือรายการมาไม่ครบ Paypers จะถามกลับให้กรอกส่วนที่ขาด เช่น ได้ยอดเงินแล้วแต่ยังไม่รู้ว่าเป็นค่าอะไร หรือได้ชื่อรายการแล้วแต่ยังไม่มียอดเงิน พร้อมตัวอย่างให้ดู เช่น “ค่าทางด่วน 80” “กาแฟ 65” และ “ค่าน้ำมัน 500”

ถ้าไฟล์ที่ส่งไม่ใช่เอกสารการเงิน หรือ PDF เกิน 5 หน้า Paypers จะปฏิเสธพร้อมบอกเหตุผลกลับมาให้ทันที ไม่ต้องเดาว่าทำไมถึงอ่านไม่ได้

อัปโหลดผ่าน Webapp

1. เข้าหน้าธุรกิจ กดปุ่ม “อัปโหลดค่าใช้จ่าย” (หรือไปที่เมนู รายจ่าย ในแถบเมนู แล้วกดสร้างรายการใหม่)
2. เลือกธุรกิจที่จะบันทึกรายการนี้ให้ (ถ้ายังไม่มีธุรกิจเลย ระบบจะเตือนให้ไปสร้างธุรกิจก่อน)
3. เลือกวิธีอัปโหลด — “อัปโหลดไฟล์” ให้ Paypers อ่านให้ หรือ “กรอกข้อมูลเอง” ถ้าไม่มีไฟล์ใบเสร็จเลย
4. ถ้าเลือกอัปโหลดไฟล์ ลากไฟล์วางหรือกดเลือกไฟล์ (รองรับไฟล์และขนาดเดียวกับตารางด้านบน) ระบบจะขึ้น “กำลังอ่านเอกสาร…” สักครู่ แล้วเติมข้อมูลให้อัตโนมัติให้ตรวจสอบก่อนกด “สร้างรายจ่าย”

บันทึกสำเร็จแล้ว ถ้าเชื่อมต่อ Google ไว้ (ดูหัวข้อ “เชื่อมต่ออีเมลและ Google Drive”) ไฟล์และรายการจะถูกซิงก์เข้า Drive/Sheets ให้อัตโนมัติในพื้นหลัง ไม่ต้องกดอะไรเพิ่ม

ไม่ว่าจะส่งใบเสร็จใบแรกผ่านทางไหน (รูป, PDF หรือพิมพ์เอง) Paypers จะส่งข้อความกลับมาทาง LINE พร้อมลิงก์ดาวน์โหลดสรุปรายการเป็นไฟล์ Excel ให้ทันที (ลิงก์ใช้ได้ 2 ชั่วโมง) เป็นตัวอย่างคร่าว ๆ ของการสรุปข้อมูลอัตโนมัติที่ Paypers ทำให้ต่อเนื่องหลังจากนี้