บันทึกรายจ่าย

รองรับไฟล์แบบไหนบ้าง

อัปโหลดผ่านเว็บ

1. ไปที่หน้า รายจ่าย แล้วกดปุ่ม “อัปโหลดค่าใช้จ่าย” จะเปิดฟอร์ม “สร้างรายจ่าย”
2. เลือกวิธีการอัปโหลดภายใต้หัวข้อ “วิธีการอัปโหลดรายจ่าย” — การ์ด “อัปโหลดไฟล์” (“อัปโหลดไฟล์ให้ Paypers อ่าน”) หรือการ์ด “กรอกข้อมูลเอง” (“ไม่มีไฟล์อะไรเลย อยากมาบันทึกค่าใช้จ่าย”)
3. ถ้าเลือกอัปโหลดไฟล์ ลากไฟล์วางหรือกดเลือกไฟล์ รอให้ระบบอ่านเอกสาร แล้วตรวจสอบข้อมูลที่เติมให้อัตโนมัติอีกครั้งก่อนกด “สร้างรายจ่าย”
4. ถ้าเลือกกรอกข้อมูลเอง ฟอร์มจะเปิดว่างให้กรอกทุกช่องเอง แต่ช่อง “มีใบกำกับภาษี” ยังกดติ๊กได้ตามปกติ เผื่อกรณีที่คุณมีใบกำกับภาษีตัวจริงอยู่ในมือแต่ไม่ได้อัปโหลดไฟล์

ฟอร์ม “สร้างรายจ่าย” บนมือถือมี 3 แท็บให้กดสลับ: “เอกสารรายจ่าย” (ไฟล์แนบ) “ข้อมูลรายจ่าย” (ข้อมูลทั่วไป) และ “รายการค่าใช้จ่าย” (รายการสินค้า/บริการและยอดเงิน)

บันทึกผ่านแชทส่วนตัว (1:1)

ส่งรูปหรือไฟล์ PDF เข้าแชท Paypers ได้ตรง ๆ ไม่ต้องพิมพ์คำนำหน้าหรือกดเมนูก่อน ทุกรูป/ไฟล์ที่ส่งเข้ามาจะถูกอ่านให้อัตโนมัติทันที

ถ้าไม่มีไฟล์ พิมพ์บอกยอดและรายการในข้อความเดียวก็บันทึกได้เลย เช่น “ค่าทางด่วน 80 บาท” หรือ “กาแฟ 65” วิธีนี้ไม่ใช้ AI อ่านไฟล์ จึงไม่เสียโควต้าการอ่านเอกสารอัตโนมัติ ระบบจะสร้างเป็นรายจ่ายแบบไม่มีไฟล์แนบให้ทันที

ถ้าพิมพ์ยอดหรือรายการมาไม่ครบ Paypers จะถามกลับให้กรอกส่วนที่ขาด เช่น ได้ยอดเงินแล้วแต่ยังไม่รู้ว่าเป็นค่าอะไร หรือได้ชื่อรายการแล้วแต่ยังไม่มียอดเงิน พร้อมตัวอย่างให้ดู เช่น “ค่าทางด่วน 80” “กาแฟ 65” และ “ค่าน้ำมัน 500”

เมื่อบันทึกสำเร็จ บอทจะตอบกลับ ”✅ บันทึกค่าใช้จ่ายเรียบร้อย!” พร้อมการ์ดสรุปรายการแบบเดียวกับตอนอ่านไฟล์จากรูป

คำที่ทำให้ระบบจับได้ชัดเจนว่าข้อความนี้เป็นรายจ่าย เช่น จ่าย และ ซื้อ — ถ้าข้อความมีคำแบบนี้ Paypers จะจัดเป็นรายจ่ายเสมอ ไม่ว่าโหมดที่ตั้งไว้จะเป็นอะไรก็ตาม แต่ถ้าข้อความกำกวมไม่มีคำเหล่านี้เลย ระบบจะใช้ “โหมด” ประจำตัวคุณตัดสินแทนว่าจะจัดเป็นรายรับหรือรายจ่าย

เปลี่ยนโหมดได้ด้วยการพิมพ์ โหมด รับ หรือ โหมด จ่าย หรือพิมพ์ โหมด เฉย ๆ ให้ระบบเปิดปุ่มเลือกให้ (“รายจ่าย” / “รายรับ”) เมื่อเปลี่ยนสำเร็จจะได้ข้อความยืนยัน “โหมดของ{ชื่อผู้ใช้} ถูกเปลี่ยนเป็น จ่าย เรียบร้อยแล้ว” (หรือ “รับ” ตามที่เลือก) โหมดนี้ผูกกับบัญชี LINE ของคุณ ไม่ใช่ผูกกับธุรกิจหรือกลุ่ม ดังนั้นถ้าคุณอยู่หลายธุรกิจ/หลายกลุ่ม การตั้งโหมดครั้งเดียวจะมีผลกับข้อความกำกวมทุกแชทที่คุณพิมพ์

บัญชีที่ยังไม่เคยเปลี่ยนโหมดเองเลยจะเริ่มต้นที่โหมด “จ่าย” เสมอ ดังนั้นข้อความกำกวมที่ไม่มีคำชี้ชัดอย่าง จ่าย ซื้อ ได้รับ จะถูกจัดเป็นรายจ่ายให้เป็นค่าเริ่มต้น จนกว่าคุณจะเปลี่ยนโหมดเอง

บันทึกผ่านกลุ่ม LINE

ต้องเชื่อมกลุ่มกับธุรกิจก่อนถึงจะบันทึกรายจ่ายได้ ถ้ายังไม่เชื่อม กลุ่มจะได้การ์ดชวนไปตั้งค่าแทน เชื่อมกลุ่มได้โดยพิมพ์ ตั้งค่า ในกลุ่มนั้น (คำเดียวกันในแชทส่วนตัวจะเปิดเมนูตั้งค่าส่วนตัวแทน คนละความหมายกัน)

แต่การเชื่อมกลุ่มเข้ากับธุรกิจต้องใช้แพ็กเกจ Pro ขึ้นไปของเจ้าของกลุ่มเท่านั้น ถ้าแพ็กเกจไม่ถึง บอทจะตอบว่า “⚠️ ต้องเป็นสมาชิก Pro ขึ้นไป” พร้อมข้อความ “เฉพาะลูกค้าที่ใช้งานแพ็กเกจ Pro ขึ้นไปเท่านั้นถึงจะใช้งาน Paypers ในกลุ่มได้” เชื่อมสำเร็จแล้วบอทจะทัก ”✅ เชื่อมต่อกลุ่ม {groupName} กับ {businessName} แล้ว!” พร้อมบอกว่าสมาชิกในกลุ่มส่งรูปใบเสร็จบันทึกค่าใช้จ่ายได้เลย

เมื่อกลุ่มเชื่อมกับธุรกิจแล้ว การส่งรูปหรือไฟล์ PDF เข้ากลุ่มไม่ต้องพิมพ์คำนำหน้าใด ๆ — ระบบอ่านและบันทึกให้ทันที แต่การพิมพ์ข้อความ (กรอกข้อมูลเองแบบพิมพ์บอก) ในกลุ่มต้องทำให้บอทรู้ว่ากำลังพูดกับมันอยู่ ทำได้ 3 ทาง:

• แท็กชื่อบอท
• พิมพ์ขึ้นต้นด้วย พป หรือ ปป (ต้องมีวรรคต่อท้ายเสมอ พิมพ์ติดกันแบบ “พปอะไร” จะไม่นับ)
• กดตอบกลับ (reply) ข้อความเดิมของบอท

ถ้าไม่เข้าเงื่อนไขไหนเลย บอทจะเงียบไม่ตอบ เพื่อไม่ให้รบกวนแชทของทีม ยกเว้นข้อความที่มีทั้งคำอย่าง จ่าย/ซื้อ และตัวเลขยอดเงินชัดเจนในตัว — แบบนี้ระบบจะบันทึกให้แม้ไม่ได้แท็กหรือขึ้นต้นด้วย พป/ปป

ข้อมูลที่ต้องกรอกในรายจ่าย

ไม่ว่าจะอัปโหลดไฟล์หรือกรอกเอง ฟอร์ม “ข้อมูลรายจ่าย” มีช่องเหล่านี้:

ผู้ขออนุญาตเบิกจ่าย เป็นชื่อของคนที่ขอเบิกจ่ายรายการนี้ ธุรกิจเดี่ยว (ไม่มีทีม) จะมีชื่อผู้ขออนุญาตเบิกจ่ายเริ่มต้นถูกสร้างให้อัตโนมัติจากชื่อ-นามสกุลในโปรไฟล์ Paypers ของเจ้าของธุรกิจ โดยไม่ต้องสร้างเองตั้งแต่รายการแรก ส่วนธุรกิจแบบทีมในกลุ่ม LINE (แพ็กเกจ Pro ขึ้นไป) จะมีชื่อผู้ขออนุญาตเบิกจ่ายถูกสร้างให้อัตโนมัติทุกครั้งที่มีสมาชิกใหม่เข้าทีม

ผู้ที่มีสิทธิ์จัดการผู้ขออนุญาตเบิกจ่ายเพิ่มรายชื่อใหม่เองได้จากปุ่ม ”+” ข้างช่องนี้ในฟอร์ม (เปิดกล่อง “เพิ่มผู้ขออนุญาตเบิกจ่ายใหม่”) หรือจากหน้าจัดการเต็มรูปแบบใต้เมนู จัดการธุรกิจ ในแถบเมนูด้านข้าง — ใช้ได้เฉพาะเจ้าของธุรกิจและแอดมิน รายชื่อที่เคยผูกกับรายจ่ายไปแล้วจะลบไม่ได้

แต่ละรายการในรายจ่าย (มากกว่า 1 รายการต่อ 1 ใบได้) กรอก: “รายละเอียด” (ชื่อสินค้า/บริการ) “ประเภท” (“สินค้า” หรือ “บริการ”) “จำนวน” (ใส่ทศนิยมได้สูงสุด 6 ตำแหน่ง) “หมวดหมู่” (สร้างหมวดหมู่ใหม่เองได้ สูงสุด 30 หมวดต่อธุรกิจ) “หมวดหมู่ย่อย” (ไม่บังคับ สร้างเพิ่มได้สูงสุด 20 หมวดย่อยต่อ 1 หมวดหมู่) และ “หมายเหตุ” (ไม่บังคับ) ลบรายการย่อยได้เมื่อมีมากกว่า 1 รายการเท่านั้น

ในบล็อก “รายละเอียดยอดชำระ” ของแต่ละรายการ กรอกตามลำดับนี้:

1. “ยอดรวมก่อนภาษี”
2. “ส่วนลดรายการ” — เปิดสวิตช์ “ส่วนลด” ก่อนถึงจะกรอกได้ ปิดสวิตช์ทีหลังจะมีกล่องยืนยัน “ปิดการแสดงส่วนลด” เตือนว่าค่าที่กรอกไว้จะหายและกู้คืนไม่ได้
3. “ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)” — เลือกอัตรา “7%” “0%” หรือ “ไม่มี vat”
4. “หัก ณ ที่จ่าย (WHT)” — ขึ้นเฉพาะรายการที่เลือกประเภท “บริการ”
5. “ยอดชำระ”

ปกติทุกช่องนี้คำนวณอัตโนมัติจากยอดก่อนภาษี ส่วนลด VAT และ WHT ให้ทันที ตามสูตร ยอดชำระ = ยอดรวมก่อนภาษี − ส่วนลด + VAT − WHT + ปัดเศษ ถ้าอยากพิมพ์ตัวเลขเองทุกช่อง เปิดสวิตช์ “แก้ไขยอดเอง” ที่หัวการ์ดสรุปรวม “สรุปรวมค่าใช้จ่าย” ท้ายฟอร์มได้ ถ้าตัวเลขที่กรอกไม่ลงตัวตามสูตรนี้ ระบบจะขึ้นแถบเตือนสีส้มไล่แจกแจงว่าช่องไหนไม่ตรงกับที่ควรจะเป็น

แก้ไขรายจ่ายผ่าน LINE

กดค้างที่การ์ดรายจ่ายที่บอทส่งมา เลือก “ตอบกลับ” แล้วพิมพ์คำสั่งแก้ไข เช่น “แก้วันที่เป็น 15 ม.ค.” หรือ “ยอดจริง 200 บาท” แก้ผ่านแชทได้เฉพาะ 7 ช่องนี้เท่านั้น: วันที่, ชื่อร้าน, ยอดรวม, รายละเอียด, เลขใบกำกับ, สาขา, สถานะการจ่าย

ถ้าลองแก้ช่องอื่น บอทจะตอบกลับด้วยรายชื่อ 7 ช่องนี้ให้ดูอีกครั้ง และถ้ารายจ่ายนั้นมีมากกว่า 1 รายการย่อย บอทจะปฏิเสธการแก้ยอด/รายละเอียดผ่านแชท พร้อมบอกให้กดปุ่ม “แก้ไข” บนใบเสร็จแทน — หมวดหมู่ VAT รายการสินค้า/บริการ และไฟล์ต้องแก้ผ่านเว็บเท่านั้น

แก้ไขรายจ่ายผ่านเว็บ

เปิดรายการที่ต้องการแก้ไขจากหน้า รายจ่าย จะเปิดแผงแก้ไขที่แบ่งเป็น 3 ส่วนแบบเดียวกับตอนสร้าง คือ “เอกสารรายจ่าย” (ไฟล์แนบ) “ข้อมูลรายจ่าย” (ข้อมูลทั่วไปในตารางด้านบน) และ “รายการค่าใช้จ่าย” (รายการสินค้า/บริการและยอดเงิน) แก้ไขได้ทุกช่องเหมือนตอนสร้างรายการ

ลบรายจ่าย

เปิดรายการที่ต้องการจากหน้า รายจ่าย แล้วกดปุ่มลบ ระบบจะขึ้นกล่องยืนยัน “ยืนยันการลบใบเสร็จ” (“คุณแน่ใจหรือไม่ที่จะลบใบเสร็จนี้?”) กดยืนยันแล้วลบถาวร กู้คืนไม่ได้

ลบผ่านแชท LINE ก็ได้ — กดค้างที่การ์ดรายการ เลือก “ตอบกลับ” แล้วพิมพ์ ลบ ระบบจะลบทันทีและตอบกลับ “🗑️ ลบเรียบร้อย!” โดยไม่มีขั้นตอนยืนยันซ้ำ (กู้คืนไม่ได้)

แนบเอกสารรายจ่าย/หลักฐานเพิ่มเติม

รายจ่ายแต่ละรายการแนบไฟล์ได้รวมกันสูงสุด 5 ไฟล์ — นับรวมไฟล์ใบเสร็จหลักที่ Paypers อ่านให้ตอนสร้างรายการด้วย (ถ้าเป็นรายการที่กรอกเองไม่มีไฟล์หลัก จะแนบไฟล์เพิ่มได้เต็ม 5 ช่องเลย) แต่ละไฟล์ที่แนบเพิ่มขนาดไม่เกิน 10 MB เท่ากับไฟล์หลัก

เอกสารหลักฐาน (ที่ช่วยให้รายจ่ายพร้อมยื่นภาษี)

ส่วนนี้แสดงเฉพาะรายจ่ายที่ไม่ได้ติ๊ก “มีใบกำกับภาษี” เท่านั้น ทั้งค่าที่กำลังแก้และค่าที่บันทึกไว้แล้วต้องไม่ติ๊กทั้งคู่

ถ้าเพิ่งลบติ๊กออกในฟอร์มแก้ไข ต้องกดบันทึกก่อนหนึ่งครั้งส่วนนี้ถึงจะโผล่ขึ้นมา ส่วนนี้ออกแบบมาสำหรับกรณีที่ไม่มีใบกำกับภาษีเต็มรูปมายืนยัน ใช้เอกสารทดแทน 3 แบบนี้แทน:

ตอนสร้างรายจ่าย

จะเห็นการ์ดเลือกทั้ง 3 แบบพร้อมกันเสมอ (ไม่ใช่แค่ตัวที่ยังขาด) กดติ๊กแบบไหนไว้ ระบบจะสร้างให้หลังกดบันทึก การ์ด “ใบแทนใบเสร็จ” จะติ๊กไว้ให้เองเป็นค่าเริ่มต้น และมีป้าย “สร้างให้ออโต้” โผล่ขึ้นเมื่อ AI ที่อ่านไฟล์แนะนำว่าควรมีเอกสารนี้

ออกใบแทนใบเสร็จให้อัตโนมัติ

ทุกครั้งที่รายจ่ายไม่ได้ติ๊ก “มีใบกำกับภาษี” (ไม่ว่าจะบันทึกผ่านไฟล์ พิมพ์บอกในแชท LINE หรืออีเมล) และมีอย่างน้อย 1 รายการสินค้า/บริการ Paypers จะสร้างใบแทนใบเสร็จให้อัตโนมัติทันทีที่บันทึกสำเร็จ โดยไม่ต้องกดขอเอง ถ้ารายจ่ายนั้นมีทั้งรายการที่เป็น “สินค้า” และ “บริการ” ปนกัน ระบบจะสร้างให้ทั้ง 2 ใบแยกกัน (“ใบแทนใบเสร็จ (สินค้า)” และ “ใบแทนใบเสร็จ (บริการ)”) ชื่อทางการของเอกสารนี้บนไฟล์ PDF ที่พิมพ์ออกมาคือ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน”

ข้อยกเว้นเดียวคือรายจ่ายที่บันทึกผ่านฟอร์มบนเว็บ — จะมีการ์ดเลือกให้ยกเลิกการสร้างอัตโนมัตินี้ได้ (ดูหัวข้อ “เอกสารหลักฐาน (ที่ช่วยให้รายจ่ายพร้อมยื่นภาษี)”) ส่วนรายจ่ายที่มาจาก LINE หรืออีเมล ไม่มีตัวเลือกให้ปิดการสร้างอัตโนมัตินี้ ระบบจะสร้างให้ทุกครั้งที่เข้าเงื่อนไข

แดชบอร์ดสรุปรายจ่าย

ที่หน้า รายจ่าย มีการ์ดสรุปให้เห็นภาพรวมทันทีโดยไม่ต้องเปิด Excel ได้แก่ “จำนวนใบเสร็จเดือนนี้” “ค่าใช้จ่ายเดือนนี้” และ “ค่าใช้จ่ายปีนี้” การ์ดสรุปเหล่านี้แสดงเฉพาะเจ้าของธุรกิจและแอดมินเท่านั้น สมาชิกระดับพนักงานจะไม่เห็น

Excel / Google Drive / Google Sheets

ถ้าติ๊ก “มีใบกำกับภาษี” ไว้ในรายจ่าย ระบบจะแท็กรายการนั้นให้นำไปยื่นขอคืน VAT ซื้อได้ ในสรุปรายจ่ายที่ส่งออกทั้งบน Google Sheet และไฟล์ Excel

บนหน้า รายจ่าย มีปุ่มเปิด Google Drive และ Google Sheets ของฝั่งรายจ่ายโดยตรง และปุ่ม “ดาวน์โหลดเป็นไฟล์ Excel” สำหรับดาวน์โหลดสรุปรายจ่ายเป็นไฟล์ Excel (ปุ่มเหล่านี้แสดงเฉพาะเจ้าของธุรกิจและแอดมิน) เมื่อเชื่อมต่อบัญชี Google ของเจ้าของธุรกิจไว้ ไฟล์หลักฐานจะถูกเก็บลง Google Drive แยกตามเดือน และสรุปรายการลง Google Sheets ให้อัตโนมัติ